Digitalisierung im Qualitätsmanagement – eine Revolution ist unausweichlich

Ich bin seit nunmehr über 10 Jahren als Abteilungsleiterin der Qualitätssicherung in der Lebensmittelindustrie tätig. Und ich merke immer wieder wie schwer sich der Bereich des  Qualitätsmanagements mit der Digitalisierung tut. Ich muss aber auch ehrlich gestehen, dass die Digitalisierung und die damit verbundenen Möglichkeiten nicht mein Steckenpferd sind. Deshalb habe ich meinen lieben Kollegen Fabian von Kaenel von QPM von Kaenel gebeten einen Blogbeitrag zu schreiben und das ist dabei herausgekommen:

Die Digitalisierung ist allgegenwärtig und in aller Munde. Aber ist es nur eine weitere ManagerPhrase wie «Nachhaltigkeit» oder «Lean-Management»? Bei weitem nicht! Die Digitalisierung wird in jedem Bereich des beruflichen Alltages und in wirklich jeder Branche, unabhängig der Unternehmensgrösse, grossen Einfluss haben und noch grössere Veränderungen mit sich bringen. Berufe werden verschwinden (wer kennt heute noch Schriftsetzer?) oder ändern sich von Grund auf; lieb gewonnene Tätigkeiten werden verschwinden und durch Programme ersetzt. Ausserdem versteht man unter Digitalisierung nicht Papier einzuscannen und nun als PDF zu verwalten oder endlos Excel-Listen zu führen. Das ist auf den ersten Blick einfach und verführerisch, aber geht gehörig am Kern vorbei.

Aber wo anfangen?! Was kaufen?! Es ist nicht einfach, sich im Informations-Jungel zurecht zu finden. Vor allem, wenn man nicht gerade vom Fach ist. Ich habe hier ein paar kurze Tipps zusammengefasst, welche sich bei meinen Kunden bewährt haben:

Prozessmanagement: verfügt das Unternehmen über kein vollständiges und gelebtes Prozessmanagement darf eine Digitalisierung gar nicht angefangen werden! Die meisten Programme setzen ein funktionierendes Prozessmanagement voraus, ohne ist man ziemlich verloren und die Programme können nicht richtig eingesetzt werden!

Eine Wahrheit: bedeutet, dass alle Daten in einer einzigen Datenbank abgelegt und wieder gefunden werden können. Völlig unabhängig davon, ob es sich dabei um Dokumente, Arbeitszeittabellen, Sitzungsprotokolle, Kundenaufträge, Verträge, Rechnungen, Offerten, Kontakte, Vorlagen oder ähnliches handelt.

Zugänglichkeit: Zugänglich sind Daten dann, wenn sie jederzeit, unkompliziert, schnell und sicher abgerufen werden können. Berechtigungen (Leserechte, Schreibrechte, Freigaben) müssen sinnvoll verteilt und definiert werden. Sehr wichtig ist auch die User Experience; also dass Kunden, Mitarbeiter oder Partner mit dem Programm gut zurechtkommen und es gerne bedienen.

Endgerät: Das Endgerät darf keine Rolle spielen, das Programm muss sowohl auf PC, Mac, Tablet, Smartphone etc. funktionieren. Das ist heute kein utopischer Kundenwunsch mehr, das ist für mich Voraussetzung, ob ich eine Lösung weiter in Betracht ziehe oder nicht!

Hersteller: wenn ich eine Lösung kaufe, muss ich mir sehr gut überlegen, ob ich mich in die Abhängigkeit eines Herstellers begeben möchte. Wenn er z.B. bankrott geht oder plötzlich das Programm nicht mehr unterhält geht man ein grosses Risiko ein und steht plötztlich vor einem grossen Scherbenhaufen. Das kann unter Umständen sogar existenzbedrohend sein.

Standardlösungen: Standardlösungen wirken auf den ersten Blick immer sehr verführerisch, der Hersteller verspricht einem auch immer sofort und reflexartig: alles was nicht passt, passen wir für Sie an. Dieses Versprechen hält dann meist nur bis zur Begleichung der Rechnung, ab diesem Zeitpunkt weiss dann der Hersteller meist nichts mehr von seinem Versprechen und man hat ein Programm, das dann nur zum Teil für das Unternehmen passt. Die Lücken werden dann meist mit Excel oder anderen Applikationen gefüllt. Damit verletzt man die Maxime der einen Wahrheit und betreibt wieder verschiedene, ineffiziente Baustellen. Ehrlich gesagt habe ich noch nie eine Standardlösung gesehen, welche alle Bedürfnisse eines modernen Unternehmens abdeckt.

Lösung: jetzt haben Sie viel gelesen und wahrscheinlich ist die Konfusion zum Thema noch genauso gross wie vor dem Artikel. Das macht nichts, denn die Digitalisierung ist keine Kaffeemaschine, die wenig kostet, die Funktion und das Produkt jedem klar ist! Für mich ist ganz wichtig, dass der Prozess einer Digitalisierung von Anfang an von einem Fachmann auf dem Gebiet seriös begleitet und aufgebaut wird! Die Software muss eine Eierlegende Wollmilchsau sein, die auf jedes Unternehmen massgeschneidert wird. Das erreicht man nur, wenn man das Programm, zusammen mit dem Fachmann selber entwickelt und die eigenen Wünsche und Ansprüche einfliessen lassen kann. Das erfordert viel Denkarbeit und Geld. Die Kosten werden aber innert kurzen Zeit wieder eingeholt , da das Produkt alle Kriterien für eine echte Digitalisierung erfüllt! Es ist auch sehr ratsam, so eine Lösung schrittweise einzuführen. Damit schonen sie die lieben Mitarbeiter und ihr Portemonnaie und die gesammelten Erfahrungen können in neue Module einfliessen. Echte Digitalisierung kostet Geld, das ist fakt! Auch hier gilt, wer billig kauft, kauft zweimal und wer gar nichts macht, kommt in ein paar Jahren unter enormen Zugzwang.

Nutzen Sie die Gunst der Stunde, seien Sie Vorreiter und gehen den Weg vor, den ihre Mitbewerber gehen werden müssen! Es gibt nur zwei Optionen: Vorreiter sein und Massstäbe setzen oder später übernehmen müssen, was andere vorgemacht haben. Das war bei jeder Revolution in der Geschichte so!

Zum Schluss möchte ich noch zeigen, wie eine echte digitale Lösung aussehen kann:

Die gesamte Navigation erfolgt über die Prozesslandkarte. Die Prozesslandkarte wird für jeden Kunden individuell angepasst. Durch klichenn kommt man eine Ebene weiter zu dem betreffenden Prozess. Dahinter sind Swimlanes (Workflows mit verantwortlichen) und alle nötigen Dokumente hinterlegt. Also Alle benötigten Arbeitsanweisungen, Checklisten und Formulare. Die einfach verständliche Darstellung erlaubt wird viel Papier sparen und wird von Mitarbeitern und externen Stellen sehr geschätzt! Zugriff ist unabhängig vom Endgerät, als egal ob vom PC oder Tablet oder sogar Smartphone zugegriffen wird und das völlig mobil!

 

 

Klickt man auf die entsprechenden Symbole, kommt man zu dessen Workflows oder digitalen Applikation. Gleiches für den Supprozess Personal, einfache übersicht und mit einem Klick kommt man zum vollständig digitalen Personaldossier. Alle Abfragen können mit wenigen klicks getätigt werden, Auswertungen (zB Arbeitszeit) werden automatisch generiert. Mitarbeiter haben nur beschränkten Zugriff und können einfache Einträge, zB Arbeitszeit oder Schulungsnachweise, selbstständig eintragen. Auch von unterwegs.

Zusammenfassung:
Diese Lösung ist echt digital, da alle Informationen vollständig in einer einzigen Datenbank abgespeichert sind! Suchen, finden und navigieren ist sehr einfach möglich, unabhängig vom Endgerät und mobil möglich! Zudem kann alles auf den Kunden zugeschnitten werden und den Ansprüchen angepasst werden! Auswertungen, welche früher viel Zeit in Anspruch genommen haben (zB Auswertung KVP, Überblick von Massnahmen) werden hier automatisch generiert.

…Fabian von Kaenel

Ich freue mich riesig und bedanke mich in diesem Zuge auch bei Fabian für seinen Beitrag. Ich bin davon überzeugt, dass ihr einen super Einblick in die Digitalisierung bekommen habt und man auf diesem Wege jetzt ein Bild vor Augen hat, was Digitalisierung bedeutet und es heißt eben nicht pdf einzuscannen und in Tabellen zu verwalten.

Wenn ihr Fragen, Anregungen oder einfach ein Feedback dalassen wollt, dann schreibt es gerne in die Kommentare.

Wer keinen Beitrag mehr verpassen möchte und Lust hat in einer Community sich stets weiter zu bilden und zu entwickeln, sollte ein QSpeople werden und meiner facebook Gruppe QS Food beitreten!

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…bis zum nächsten Blogbeitrag!

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